سیستم‌سازی مشاوران
استفاده درست از منابع سازمان
زمان، تجهیزات، بودجه، حساب‌های کاربری، اطلاعات و اعتبار سازمان برای انجام مأموریت کاری در اختیار ماست و باید با دقت و صرفه‌جویی مصرف شود.
این صفحه کمک می‌کند اصل «استفاده درست از منابع سازمان» را از یک مفهوم کلی به رفتارهای قابل مشاهده در کار روزانه تبدیل کنیم.
تعریف ساده: استفاده درست از منابع یعنی از دارایی‌های سازمان فقط در چارچوب مجاز، برای هدف کاری و با رعایت امنیت، نگهداری و صرفه اقتصادی استفاده کنیم.
منظور از منابع سازمان چیست؟
منابع سازمان فقط تجهیزات فیزیکی نیستند؛ زمان کاری، ابزار و امکانات، نرم‌افزارها و حساب‌های سازمانی، اسناد و اطلاعات، بودجه و اعتبار حرفه‌ای سازمان نیز جزو منابعی هستند که باید مسئولانه از آن‌ها استفاده شود.
استفاده مسئولانه از تجهیزات و امکانات
تجهیزات و امکاناتی که برای انجام کار در اختیار ما قرار می‌گیرند باید متناسب با هدف کاری استفاده و با دقت نگهداری شوند. اگر خرابی، فقدان یا خطر آسیب مشاهده شد، موضوع باید در اولین فرصت از مسیر مسئول مربوط گزارش شود.
استفاده درست از زمان کاری
زمان کاری نیز یک منبع سازمانی است. برنامه‌ریزی، انجام به‌موقع مسئولیت‌ها، پرهیز از اتلاف وقت و هماهنگی پیش از ایجاد وقفه برای دیگران، بخشی از استفاده مسئولانه از این منبع است.
مراقبت از دارایی‌های فیزیکی سازمان
وسایل، تجهیزات، اسناد فیزیکی و سایر دارایی‌های تحویلی باید در شرایط مناسب نگهداری شوند و جابه‌جایی یا استفاده خارج از روال کاری تنها در محدوده مجاز انجام شود.
استفاده صحیح از نرم‌افزارها و حساب‌های سازمانی
حساب‌های کاربری سازمانی شخصی هستند و نباید در اختیار دیگران قرار گیرند. نصب نرم‌افزار نامطمئن، دورزدن کنترل‌های امنیتی یا استفاده از دسترسی فرد دیگر با این اصل سازگار نیست. هرجا سطح دسترسی یا نرم‌افزار مجاز روشن نیست، موضوع نیازمند تأیید است.
مصرف منطقی منابع و جلوگیری از اتلاف
در استفاده از ابزار، مواد مصرفی، فضای ذخیره‌سازی، انرژی و سایر امکانات، نیاز واقعی کار را ملاک قرار دهیم و از مصرف غیرضروری یا تکرار بی‌فایده جلوگیری کنیم.
مسئولیت در نگهداری اسناد و اطلاعات
اسناد و اطلاعات سازمانی باید متناسب با سطح دسترسی نگهداری شوند. فایل یا سند کاری نباید بدون ضرورت در محل یا کانالی قرار گیرد که افراد غیرمجاز بتوانند به آن دسترسی پیدا کنند.
ممنوعیت استفاده شخصی نامناسب از امکانات سازمان
استفاده شخصی‌ای که موجب اختلال در کار، هزینه یا ریسک غیرضروری، آسیب به دارایی، نقض محرمانگی یا لطمه به اعتبار سازمان شود با این اصل سازگار نیست. حدود استفاده شخصی مجاز، اگر به‌صورت رسمی تعریف نشده باشد، نیازمند تأیید است.
گزارش خرابی، اتلاف یا استفاده نادرست
در صورت مشاهده خرابی، اتلاف، دسترسی مشکوک یا استفاده نادرست از منابع، موضوع را بر پایه واقعیت و بدون شایعه به مسئول مربوط منتقل کنیم تا امکان بررسی و اصلاح فراهم شود.
ارتباط این اصل با محرمانگی و مسئولیت‌پذیری
حفاظت از منابع سازمان با محرمانگی اطلاعات و مسئولیت‌پذیری ارتباط مستقیم دارد؛ استفاده درست از تجهیزات و حساب‌ها، نگهداری صحیح اسناد و گزارش به‌موقع مشکل‌ها، بخشی از همان رفتار حرفه‌ای و قابل اعتماد است.
یک مثال از محیط کار
برای نمونه، هنگام استفاده از لپ‌تاپ و حساب سازمانی، پرونده‌های کاری را در محل امن نگه می‌داریم، رمز یا دسترسی خود را در اختیار دیگران نمی‌گذاریم و نرم‌افزار نامطمئن نصب نمی‌کنیم.
چگونه این اصل را در کار روزانه اجرا کنیم؟
رفتارهای ناسازگار با این اصل
این موارد لزوماً با یک برداشت عجولانه قضاوت نمی‌شوند، اما باید جدی گرفته شوند و از مسیر مناسب بررسی و اصلاح شوند.
چک‌کردن تصمیم پیش از اقدام
آیا این استفاده برای کار سازمانی ضروری است؟
آیا با این اقدام امنیت یا عمر منبع کاهش می‌یابد؟
آیا مجوز لازم برای این استفاده را دارم؟
جمع‌بندی
پایبندی به استفاده درست از منابع سازمان فقط وظیفه یک واحد یا مدیر نیست. هر پیام، تماس، تصمیم و پیگیری ما فرصتی برای تقویت اعتماد است. اگر در یک موقعیت مبهم هستیم، واقعیت را بررسی کنیم، از قضاوت عجولانه دور بمانیم و در صورت نیاز از مدیر یا مسیر رسمی سازمان کمک بگیریم.
این اصل را به عمل تبدیل کنیم
اعتماد سازمانی با انتخاب‌های کوچک اما تکرارشونده ساخته می‌شود.